Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 RODO informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Toruniu, ul. gen. Józefa Bema 23/29, 87-100 Toruń, tel. 56 622 67 00, e-mail: sekretariat@mosir.torun.pl.
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: iod@mosir.torun.pl, tel. 56 622 67 00 lub pisemnie na adres MOSiR.
3. W związku z korzystaniem z Systemu MOSiR przetwarza:
   1. adres e-mail – wykorzystywany do logowania, odzyskania dostępu do Konta i kontaktu w sprawach dotyczących Konta;
   2. numer telefonu – podawany dobrowolnie i potwierdzany jednorazowym kodem SMS; jest potrzebny wyłącznie do odebrania wejścia bezpłatnego. Utworzenie Konta i korzystanie z pozostałych funkcji Systemu nie wymagają podania numeru telefonu;
   3. informacje o wybranych terminach, wygenerowanych i wykorzystanych kodach QR oraz liczbie zgłoszonych osób dorosłych i małoletnich;
   4. informacje o zamówieniach złożonych w Systemie oraz o sposobie i wysokości zapłaty;
   5. numer karty MOSiR powiązanej z Kontem wraz z okresem, w którym była do niego przypisana;
   6. dane techniczne niezbędne do działania i zabezpieczenia Systemu: adres IP, informacje o przeglądarce, zapisy logowań oraz zapisy zapytań urządzeń przy wejściach na obiekt.
4. System nie zbiera imienia ani nazwiska użytkownika. System nie zbiera również imienia, nazwiska ani innych danych pozwalających na bezpośrednie ustalenie tożsamości osoby małoletniej. Przy wyborze terminu zapisywana jest wyłącznie liczba osób objętych zgłoszeniem, np. jedna osoba dorosła i jedna osoba małoletnia.
5. Dane są przetwarzane:
   1. w celu utworzenia i obsługi Konta, wyboru terminu oraz wygenerowania i weryfikacji kodu QR – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jako niezbędne do wykonania umowy o korzystanie z Systemu;
   2. w celu zapewnienia kontrolowanego dostępu do obiektu, bezpieczeństwa użytkowników i ochrony miejskiej infrastruktury sportowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, jako niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;
   3. w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności wynikających z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych oraz z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 32 RODO;
   4. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z korzystaniem z Systemu i z obiektu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadniony interes administratora, odrębny od wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym.
6. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale konieczne do utworzenia Konta; bez niego korzystanie z Systemu nie jest możliwe. Podanie numeru telefonu jest dobrowolne i konieczne wyłącznie do odebrania wejścia bezpłatnego – jego niepodanie nie ogranicza pozostałych funkcji Systemu.
7. Dane mogą być przekazywane:
   1. podmiotom zapewniającym hosting i obsługę techniczną Systemu oraz obsługę poczty elektronicznej;
   2. dostawcy bramki SMS – w zakresie numeru telefonu i treści wiadomości z kodem;
   3. operatorowi płatności – w zakresie danych niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia płatności;
   4. dostawcy zabezpieczenia formularzy przed automatycznymi nadużyciami (Cloudflare, usługa Turnstile) – w zakresie danych technicznych połączenia przeglądarki użytkownika z tym zabezpieczeniem, w tym adresu IP; zabezpieczenie działa przy zakładaniu Konta, logowaniu i odzyskiwaniu hasła;
   5. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
   Podmioty działające na zlecenie MOSiR mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie zawartych umów i zgodnie z poleceniami MOSiR.
8. Okresy przechowywania danych:
   1. adres e-mail, numer telefonu i pozostałe dane Konta – przez czas posiadania Konta;
   2. informacje o kodach QR i o wykorzystaniu wejścia – 12 miesięcy; okres liczy się dla kodu wykorzystanego od chwili zaakceptowania go przy wejściu, a dla kodu niewykorzystanego, wygasłego, zwróconego albo unieważnionego – od zakończenia terminu, na który został wydany. Po tym okresie indywidualny zapis kodu i wejścia jest usuwany;
   3. dziennik pracy aplikacji – 12 miesięcy od zapisania;
   4. zapis operacji wrażliwych (audyt Systemu) – 12 miesięcy od zdarzenia;
   5. dziennik zapytań urządzeń przy wejściach, obejmujący także odmowy wejścia – 30 dni od ostatniego zapytania o ten sam kod;
   6. numer telefonu zachowany po usunięciu Konta, o którym mowa w punkcie 9 – 12 miesięcy od zaakceptowania kodu przy wejściu;
   7. kolejka wiadomości e-mail, zapisy logowań oraz jednorazowe linki (aktywacja Konta, ustawienie hasła, potwierdzenie zmiany adresu) – 30 dni;
   8. poświadczenia trwałego logowania – 90 dni od ostatniego użycia; zmiana hasła i usunięcie Konta kasują je natychmiast;
   9. dokumentacja księgowa i podatkowa, w tym zbiorcze dane zamówienia (liczba wejść, obiekt, usługa, stawka podatku, kwota i forma zapłaty) – przez okres wynikający z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych, dłuższy niż okresy wymienione wyżej;
   10. powiązanie Konta z numerem karty MOSiR wraz z okresem jej posiadania – bezterminowo, jako dokumentacja operacyjna; karta niepowiązana z Kontem jest kartą na okaziciela, a sam jej numer nie wskazuje użytkownika.
   Po upływie tych okresów dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.
9. Po usunięciu Konta numer telefonu przypisany do Konta, z którego pochodził kod QR zaakceptowany przy wejściu na obiekt, jest przechowywany przez 365 dni od chwili zaakceptowania kodu, wyłącznie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zapis potwierdza powiązanie użytego kodu z Kontem, lecz samodzielnie nie potwierdza tożsamości osoby, która faktycznie skorzystała z wejścia. Podstawą dalszego przechowywania są art. 6 ust. 1 lit. e oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a podstawą nieuwzględnienia w tym zakresie żądania usunięcia danych – art. 17 ust. 3 lit. e RODO. Poza tym zakresem numer telefonu jest przy usunięciu Konta kasowany.
10. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli sposób działania Systemu ulegnie zmianie, MOSiR przed rozpoczęciem takiego przekazywania zaktualizuje niniejszą klauzulę.
11. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego w interesie publicznym lub w prawnie uzasadnionym interesie administratora.
12. Plik z danymi pobierany samodzielnie z Konta w Systemie jest automatycznym zestawieniem podstawowych danych Konta i nie stanowi pełnej kopii wszystkich przetwarzanych danych. Pełną realizację prawa dostępu lub otrzymania kopii danych można uzyskać, składając wniosek do MOSiR lub Inspektora Ochrony Danych.
13. Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Automatyczne sprawdzanie dostępności terminu i ważności kodu QR służy wyłącznie technicznej obsłudze Systemu.